Entenda o que é o programa 5S e saiba como implementá-lo na sua empresa

Ferramenta para uma gestão da qualidade mais eficiente, esse método pode representar uma grande transformação para a organização. Descubra como.

A melhoria de pequenas coisas ao nosso redor pode ter um grande impacto na qualidade do trabalho. Essa é uma das premissas do programa 5S.

Trata-se de uma filosofia adotada por empresas que estão em busca de melhoria na qualidade do ambiente de trabalho, redução do desperdício (material e de energia) e o consequente aumento na produtividade.

De fácil compreensão e com uma disciplina capaz de estimular novos hábitos e comportamentos dos colaboradores, esse método faz parte do conceito Lean Manufacturing, muito utilizado pelas organizações.

Para você saber mais sobre o 5S, produzimos esse artigo que explica como surgiu, a sua importância, o significado de cada conceito e como você pode implementá-lo na sua empresa.

Como surgiu o programa 5S

O conceito 5S surgiu nas empresas do Japão durante a reconstrução do país asiático após a Segunda Guerra Mundial.

Com o fim do conflito, os japoneses receberam diretrizes de especialistas norte-americanos para o controle da qualidade nas organizações e aperfeiçoaram o processo – formando então o que ficou conhecido como Qualidade no Estilo Japonês ou Total Quality Control (TQC -Controle da Qualidade Total).

A adoção desse método contribuiu para a reorganização da economia japonesa e foi implementada com o objetivo de possibilitar um ambiente de trabalho apropriado para um maior rendimento da produtividade.

No Brasil, no início da década de 1990, as empresas iniciaram a implantação do 5S devido à necessidade de sobrevivência e competitividade, aliada a melhoria da qualidade de vida.

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Qual a importância do 5s nas organizações?

Essa filosofia incentiva o comprometimento e envolvimento dos profissionais para um ambiente de trabalho mais organizado, limpo, com melhor utilização do espaço físico, mais disciplina e qualidade de vida.

Para isso, está baseada na adesão de cinco critérios com o objetivo de fundamentar o progresso do sistema de qualidade. Os princípios são:

• Utilização;
• Organização;
• Limpeza;
• Saúde;
• Autodisciplina.

A razão de o nome ser 5S se justifica pelo fato das palavras que designam os cinco conceitos na língua japonesa começarem com a letra S.

Mas o que cada S significa? Explicamos abaixo.

Seiri – Senso de utilização

Tem o senso direcionado para os materiais. Ela propõe separar o necessário e o útil do desnecessário e do inútil. O destino das coisas que não possuem utilidade também é levado em consideração. Manter produtos ou materiais desnecessários eleva os custos de controle de estoques, seguros, higiene, etc. e ainda tem o potencial de atrapalhar diretamente as operações. A ideia é procurar utilizar ao máximo os recursos disponíveis, sem perder de vista o bom senso e o equilíbrio, de forma a evitar desperdícios.

Seiton – Senso de organização

É um senso direcionado para materiais e fundamenta a convicção de que a ordem facilita a localização das ferramentas, materiais e demais itens primordiais para a execução de uma tarefa. Isso ocorre porque se deve estabelecer um excelente sistema de comunicação visual para o acesso a estes itens. O benefício do seiton vai além da administração de tempo na localização do que se precisa. Ele representa um melhor controle do estoque, diminui os riscos de duplicidade de compra e de acidentes. Outro ponto positivo é que favorece um layout de trabalho mais limpo, organizado e adequado.

Como praticar?

1. Organizar os materiais conforme sua frequência de uso;

• Material usado TODA HORA: manter em local de fácil acesso;
• Material usado TODO DIA: manter próximo ao local de trabalho;
• Material usado com MENOS FREQUÊNCIA: manter em local mais afastado.

2. Guardar objetos semelhantes no mesmo local;

3. Os objetos devem ser guardados em locais definidos, de fácil localização e de forma organizada;

4. Manter tudo identificado: áreas da cozinha, equipamentos, prateleiras, lixeiras, gavetas, produtos do estoque, etc.

Seiso – Senso de limpeza

Este princípio preconiza a limpeza do local de trabalho e dos equipamentos. Eles devem estar sempre limpos, sem sinais de poeira, sujeira ou resíduos de qualquer espécie. Também deve haver uma preocupação com a adequada destinação do lixo. Essas medidas podem evitar acidentes de trabalho, diminuem a necessidade de manutenção de equipamentos por má conservação, promovem o bem-estar dos funcionários e impactam na produtividade. Direcionado para os materiais, o seiso prega a rotina da limpeza e, acima de tudo, não sujar.

Como praticar?

1. Deixar tudo limpo após o uso;
2. Cada pessoa é responsável pela limpeza no seu ambiente de trabalho (mesas, prateleiras, armários, computador…);
3. Não deixe resíduos no piso;
4. Todos devem deixar os utensílios limpos antes de guardá-los;
5. Não jogar resíduo no chão. Praticar a separação do resíduo corretamente;
6. Comprometer-se com a manutenção do ambiente limpo.

Seiketsu – Senso de saúde

Preserva a manutenção das condições físicas e mentais de trabalho favoráveis e saudáveis para os trabalhadores. É a atenção à higiene, entendida aqui não só como asseio pessoal, mas também como do ambiente de trabalho e a eliminação de quaisquer coisas que possam gerar algum risco para os trabalhadores. Assim, devem ser observadas a existência de ruídos, locais perigosos mal sinalizados, utilização de equipamentos de proteção individuais (EPIs), condições ergonômicas e etc.

Como praticar?

1. Seguir as orientações sobre higiene pessoal, para a preservação da saúde e uma aparência adequada;
2. Estar atento ao bem-estar coletivo – eliminar tudo que coloca em risco nossa segurança;
3. Manter os equipamentos e área física em adequado estado de conservação;
4. Mantenha o bom humor.

Por falar em saúde, você sabe como a ansiedade pode atrapalhar no trabalho? Temos um artigo sobre esse assunto no nosso blog. Leia aqui.

Shitsuke – Senso de autodisciplina

Padronizar é essencial para se ter qualidade. Portanto este senso tem o objetivo de manter as melhorias alcançadas com a prática dos sensos anteriores, fazendo com que estas novas atitudes tornem-se um hábito.

Como praticar?

1. Saber das suas responsabilidades e comprometer-se com elas – dar bons exemplos;
2. Respeitar e seguir normas e procedimentos definidos;
3. Tomar iniciativa para identificar e solucionar problemas – ter atitude;
4. Realizar acompanhamento – não permitir que o local de trabalho volte a ser como era antes;
5. Ser pontual e assíduo;
6. Seguir procedimentos;
7. Quando utilizar material de trabalho de uso comum, devolver para o local adequado.
8. Compartilhar objetivos, visão e valores;
9. Participar de treinamentos;
10. Melhorar a comunicação em geral;
11. Cumprir as rotinas com paciência e persistência.

Por que implantar o 5S na sua empresa?

Implantar os 5S em sua empresa traz essa ideologia para seus colaboradores. Somado a isso, a metodologia 5S tem como principal objetivo o aumento da produtividade. Isso acontecerá porque, com um ambiente de trabalho organizado e limpo, bem como com a criação de uma cultura focada nos resultados, todos os funcionários estarão em condições de excelência para realizar suas tarefas.

A primeira etapa para aplicar o 5S é fazer com que os colaboradores entendam a situação e comprem a ideologia. Fazê-los visualizar que uma padronização pode melhorar o rendimento do trabalho de todos.

A segunda etapa é deixar bem claro a importância individual de cada senso para a aplicação da metodologia 5S como um todo.

No terceiro passo é hora de aplicar na prática. Engajar a todos na mudança.

Por último é a aplicação da auditoria, para a verificação e monitoramento dos processos. A auditoria indica tudo o que foi bem aplicado e o que precisa ser melhorado.

Ao aplicar o programa 5S em sua empresa, o ambiente de trabalho certamente irá melhorar. E isso será feito de maneira otimizada, com mais produtividade das equipes, menos custos, e claro, potencializando os resultados.

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Contribuiu para este artigo: Suelen de Souza, Supervisora de Gestão de Pessoas da Express.